筆者は、整理整頓マニアです。整理整頓マニアとは、物事が常に把握しやすく、取り出しやすく、管理しやすいように整理されている状態を好みます。この傾向は、家具をグリッド内にレイアウトするような小さなことから、色を決めるようなもっと大切な決断にまで及びます。

このサイトを見てもらえれば、私たちの考え方をより理解していただけるでしょう。もしあなたが、整理のし過ぎも良くないとお考えでしたら、整理しないことはそれ以上に良くないことになる可能性があります。プロジェクトファイルを探したり、管理したりする時にはなおさらです。

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なぜファイリング・システムが必要なのか

これまでファイリング・システムを使ってこなかったのであれば、デザインファイルをフォルダに放り込んでおいて、後で探し出すことに違和感を感じることがなかったのかもしれません。このファイルを積み上げる方法を、クリエイティブの自由さであると楽しんでいる人さえいるのかもしれません。しかし、このトピックについてあなたがどのように感じていても、良いファイリング・システムが大きな利点をもたらしてくれるという事実は変わりません。

  • デザインが向上します。あなたがファイルを探すのに30秒以上かける度に、創作力の自然な流れが遮られ、ストレスが入り込む余地を与えています。あなたのインスピレーションや仕事に影響を与えていることは、言うまでもありません。
  • 仕事をコントロールできているという感覚を取り戻すことができます。どんなに小さなことでも、きちんと整理をすることにより、あなたがその家(またはハードディスクドライブ)の主であるという自信を得ることができます。これはあなたの仕事にも影響し、デザインにおける決断にもより自信を持つことができるようになるでしょう。
  • デザインに関する貴重な学びを得ることができます。デザインとは、正しいものを正しい場所に、正しい順序で配置することを意味します。言い換えれば、一見関連がないように見えるピースに意味を与えることです。この考え方は、ロゴやウェブサイト、車、音楽、エレベーターまたはファイリング・システムのデザインに適用することができます。デザインとは、ビジュアルだけのものではなく、体系づけ構成することなのです。このことに関する素晴らしい本がこちらです。

どんなファイリング・システムでもやらないより良いですが、デザイナーにより役立つ方法がいくつかあります。ここでは、筆者が個人的に採用していて、多くの異なるプロジェクトで素晴らしい成果を発揮してきた方法をご紹介します。

効率的な6つのステップ

1.仕事用のフォルダを作成する

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2.個々のクライアント用のフォルダを作成する

client-folders

3.プロジェクト・フォルダを作成する

project-folder

4.ファイリング用フォルダを作成する

file-folders
  • クライアントからの提供物:プロジェクトの進行中にクライアントから得たものはすべてここに入っています。ファイル、書類、メモ……とにかくすべてです。
  • ビジネス:プロジェクトの見積り、概算、スケジュール、提案書、その他プロジェクトの「ビジネス」に関するものすべてはここに属します。
  • 素材:写真、ベクター画像、アイコン、その他のデザインを作成する際に使用したすべての要素がここに入ります。言い換えれば、最終的なレイアウトに使用したものはすべてここに属します。
  • デザイン:名前の通りです。実際にあなたのデザインしたファイルや作成したものを収納します。何種類ものバージョンで、または修正の段階で作成したデザインファイルがすべて入るフォルダです。忘れないでください。写真やアイコンなどのデザインを構成するすべての素材は、「素材」フォルダに収納します。
  • プロダクション:クライアントに納品するすべてのファイルが属します。印刷物の場合、PDFのフォントなどを含み、印刷会社に送るプリプレスのファイルも、ここに収納しています。ウェブのプロジェクトでコーディングまで請け負う場合、ここに入るのは、実際のサイトのHTMLファイルです。

ここまででお分かりいただけたかと思いますが、これらのフォルダは、あなたがデザインをする際に通過する各段階にザックリと沿って構築されており、ファイルは各段階に関連しています。例えば、ハロフィーン・ポスターのプロジェクトに使用した写真を見つけたい場合は? そう、「素材」フォルダを探せばいいですね。では、印刷準備ができているファイルは? もちろん、「プロダクション」フォルダです。

5.別のファイルとして変更を保存する

ファイルにどんな変更を加える場合にも、元のファイルを上書きしてはいけません。代わりに「別名で保存」を選択し、新しいバージョンとして保存しましょう。これで何回変更を加えても、変更した日時と変更履歴を追うことができます。そして、複数のバージョンを保存すると言えば……

6.適切なファイル名をつける

versioning
  • パンフレット_最終
  • パンフレット_最終_画像決定
  • パンフレット_最終の最終
  • パンフレット_全ファイルの最終_表紙決定
  • パンフレット_最終の最終の最終

明らかに私は、「最終」という言葉の意味について問題を抱えていました。しかしそれは単に私が、「最終」という言葉がファイル名には実用的ではないということを知らなかったためです。結局あなたもあなたのクライアントも、何が本当に最終になるかを知ることができません。これに対する簡単で良い解決法は、クライアントから最終の承認が出るまで、変更を加えたり代替案を作成したりした場合には、ファイル名に番号を付けることです。そうすると、リストは下記のようになります。

  • パンフレット_01
  • パンフレット_02
  • パンフレット_03
  • パンフレット_04
  • パンフレット_05
  • パンフレット_06

この方法を使えば、あなたはいつでもファイル名の中で番号が一番大きいものが最終版であると分かりますし、クライアントも簡単に変更とバリエーションを追うことができます。このシステムが失敗してしまう可能性のある極端なケースとしては、クライアントが「最終_06」の代わりに「最終_05」を最終版に採用した場合です。こうした場合には、単純にファイルを開き「最終_07」と名前を付けておきましょう。例え何も変更がなくても、そうしておけば後で悩む必要はありません。

あなたはどうやってファイルに意味付けをしますか?

人が家を管理する方法が山ほどあるように、ファイルの管理方法もたくさんあります。私が紹介した上記の方法は完璧ではないので、あなたの問題をすべて解決してくれる訳ではないかもしれませんが、スタートとして、あなたが多くのプロジェクトを通して、ファイルを管理し見つけるための確かな骨組みとなってくれるでしょう。

あなたはどうやってデザインファイルを管理していますか?